コスト削減や生産性をアップ!クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介!

当サイトはコスト削減や生産性をアップするために役立つ、クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介しています。
構内交換機をクラウドに置くことには様々なメリットがあるのでおすすめです。
初期費用を抑えるなら、従来のものよりもクラウドのPBXが向いています。
様々なサービスがありますが、利用する時には導入目的に合わせて選ぶことが大切になります。

コスト削減や生産性をアップ!クラウドPBXでビジネスを効率化するためのコツを紹介!

できるだけ費用をかけずにオフィスの電話をPBX化させたいという希望を持っている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合には、クラウドPBXを利用すると良いかも知れません。
クラウドPBXでスマートフォンを内線として使用できるようになれば、転送機能が不要となるためビジネスの効率化につながります。
さらに社員に貸し出している携帯が不要となることで通信コストも抑えられるばかりか、経理業務も減らせるというメリットもあります。

正しく理解しておきたいクラウドPBXのサービス内容

クラウドPBXとはビジネスホンのPBX(電話交換機)を、インターネット上に設置することです。
そのサービス内容はインターネットが出来る環境なら、内戦や外線だけでなく通話や録音機能も利用可能な優れものだということです。
専用アプリをインストールすれば、スマートフォンやアンドロイド携帯をビジネスフォンとして使うことが出来ます。
クラウドPBXは工事の必要もなく、WEBから申し込むので手続きが簡単で初期費用を抑えられます。
外回りをしている社員の携帯やスマートフォンへの転送することが可能なので、その場に相手の社員がいないからっといって電話を切る必要がありません。
そのため取次業務が減り、他の仕事をすることが出来るので、仕事の効率が上がります。
また、自身でアナウンスや着信ルールを設定できたり、会社での通話履歴や録音機能等を使って電話を把握することでビジネスに役立ちます。

企業の電話料金を削減するならクラウドPBX

業務にかかるコストの削減を検討している企業は多いのではないでしょうか。
そのようなときには、クラウドPBXを導入することで改善できる可能性があります。
インターネット経由でPBX機能を使用することのできるクラウドPBXは、通話料が安いサービスが多くあるのが特徴です。
内線通話の場合には費用がかからず、無料で話ができることが一般的です。
しかもサテライトオフィスや自宅勤務の場合のように、離れたところにある電話機も内線通話をすることができます。
現在転送するようにしている場合には、転送にかかる費用も大きな負担になっていることもあるものです。
クラウドPBXを使用すればわざわざ転送する必要がなくなり、直接遠隔地の固定電話やスマートフォンに着信するようになります。
さらにインターネット回線を使用して通話する場合、外線の通話料も安いのが魅力です。
現在、通常の電話回線を使用しているのなら電話料金の削減につながります。

従来型PBXとクラウドPBXの違い

クラウドPBXは従来型と異なり、自社にPBXを設置する必要がない事は多くの人が知っていますが、これによる様々な効果を全て把握している人はほとんどいません。
企業の場合には自社にPBXを設置しない事は単に設置スペースを必要としないと言うだけではなく、その他にも様々なメリットがあります。
その中でも最も大きなポイントは、これまでPBXの管理のために人材を配置しなければならなかったのに対し、クラウドPBXの場合にはその人材が不要になることです。
これは企業の中で最も大きなコストとなる人件費を削減することができることにつながるほか、様々な機能を自由に利用することができると言うメリットがあります。
ただし、クラウドPBXの場合には従来型と異なり機能を自由に設定することができない場合もあるため、この点は選定を行う際に十分に確認を行い、選ぶことが必要となります。
コストを削減することができる反面、選び方によっては機能が制限される点に注意をすることが大切です。

社内のテレワークを進めるならクラウドPBX

近年ではウィルス感染によりテレワークを進める企業も非常に増えていますが、テレビ会議システムの導入は企業にとって大きな負担となる場合が少なくありません。
この場合にクラウドPBXを利用すると効果的に導入することができることがわかっており、多くの企業が利用するようになっています。
クラウドPBXは社内のPBXをインターネットなどを利用して外部に接続することで、効果的にPBX機能を実現することができるものですが、インターネットを利用しているために外部の様々な拠点との接続も可能となっているのが特徴です。
そのため、新たに専用のシステムを導入することなく、現在利用しているクラウドPBXを利用して簡単にテレワークを実現することができます。
これを利用することで導入コストを大幅に削減できるほか、使い勝手も社内にいる時と変わらずスムーズに使いこなせるので社員にとっても非常に便利なものとなっています。

トラブル回避に役立つクラウドPBXの通話録音機能

営業マンが顧客と電話で会話をしている中で、様々なトラブルを発生させてしまうと言う事は意外と多いものです。
話の流れの中で本来商談では言ってはいけないことを言ってしまったり、また重要な内容を聞き間違えてしまうなど、記録がされていない電話の会話では様々な問題が生じてしまうことが少なくありません。
クラウドPBXを導入すると、このようなトラブルを未然に防ぐことができます。
クラウドPBXの多くは通話録音機能を持っており、大切な商談の内容を録音することで後でその内容を詳細に確認することができます。
さらにその内容を共有することができるため、客観的に社内でその会話の内容を検討し、万が一トラブルを発生させるようなリスクがあった場合には迅速に対応することも可能となります。
この機能を利用することで、従来様々な問題を発生させた後でその確認に追われることがなく、効率的な商談を進めることができるようになるのがポイントとなっています。

企業規模に合わせて選ぶクラウドPBX

クラウドPBXは、大企業が導入するシステムと思うかもしれません。 しかし従業員の数が少ない小規模事業者にもメリットはいくつもあり、むしろ規模が小さいからこそ導入すべきとする意見もあります。
クラウドPBXはメインとなる装置の設置が不要になり、ランニングコストも以前より低下しました。
経済的な負担が減っているだけではなく、一部には小規模事業者向けのプランが用意されている場合もあります。
小規模事業者向けのプランでは、要望に応じて柔軟な対応をしてくれるのが魅力です。 機能追加を要望すれば叶えてくれたり、サポートも充実しているので運用時の不安はありません。
企業規模に合わせたサービスを選べば、クラウドPBXを駆使して無理なく業務を効率化させることができます。
クラウドPBXは大企業向けのサービスではなく、企業規模に合わせてプランを選べるサービスですから、ムダを省いて効率化を進めるためにも小規模事業者も導入してみましょう。

ビジネスを効率化するクラウドPBXの機能

電話交換機を使ったやり取りは、確かに外部からの連絡を繋ぐ手段として役に立ちます。
しかし、人間が主導で切り替えをしなくてはいけなかったり、企業内で連絡網を作って手段を確立しておかなくてはいけないなど様々なコストと手間が必要になります。クラウドPBXでは、こういった無駄な手間を省くことができるので非常に効率的です。
例えば、自動音声ガイダンスに繋げて正しい部署に繋げることができる機能などが使えます。
これは、コールセンターなどでも使われている技術をクラウドPBXに応用したものです。
外部から電話がかかってきたとき、いきなり人間側が対処するのではなく自動音声ガイダンスに切り替えてから、機械的に正しい部署に案内することができるというものです。
クラウドPBXは、インターネット上で管理されているものであるためそのシステムもクラウド上に存在します。
そのため、高速な機械的なやり取りをシステム的にできるため非常に便利で使いやすいです。

柔軟な対応が可能になるクラウドPBXの拡張性

IP電話の普及により利用者が急増したIP-PBXは、IP電話器で従来のPBXと同じ機能を持つもので企業が既に所有している回線のLANを使い音声通話ができるので回線網が非常にシンプルなものにできる、管理コストを下げられるなどのメリットがあります。
クラウドPBXは、クラウドサーバーを使ったPBXであり、機能や利便性はIP-PBXやクラウドPBXに関係なく、拠点間も外線発信を使うことなく内線電話網を使って通話ができる共通点があるので従来型のビジネスフォンよりも利便性そのものが高めです。
なお、オフィスで利用する機器は、企業の規模および事業内容や社員の働き方により変わりますが、クラウドPBXはクラウドサーバーを活用していることから他のコミュニケーションツールと連携を行うことで様々な使い方ができる拡張性が非常に高いといった特徴もあります。
今度規模が変化する可能性がある事業所などの場合は、利用する機器の選択や変更を柔軟にできるクラウドPBXがおすすめです。

聞き取りやすい高音質のクラウドPBX

ネットワークを利用するクラウドPBXは、音質が悪く聞き取りにくいイメージがあるかもしれません。
しかし現在のクラウドPBXはほぼ携帯電話並みのクオリティを実現しており、なかには固定電話と同じレベルのサービスもあります。
また5Gが普及することによってさらにクリアになり、聞き取りにくさは感じないともされています。
もちろん全てのクラウドPBXが、クリアに聞こえるわけではありません。 一部にはまだまだ低品質のサービスもありますが、しっかりと選定すれば従来型と同レベルの音質は期待できるでしょう。
品質が不安で導入に消極的だった企業も、クオリティが向上している現在なら導入を考えるのがおすすめです。
気になる品質の問題が改善されたことで、クラウドPBXを導入する企業は増えています。 従来型を利用する企業は緩やかに減り始め、新しいタイプを導入する企業はこれからも増えていくと予測され、今後は標準になっていくでしょう。

筆者:猪野繁樹

筆者プロフィール

富山県高岡市生まれ。
従来のものと比べ、クラウドPBXは初期費用を抑えられるのが良いです。
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